سكرتير تنفيذي

المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي الموقع: تعز المخا الجهة: شركة / مجموعة استثمارية الغرض من الوظيفة: إدارة مكتب الإدارة العليا كمنظومة عمل متكاملة. ضمان دقة القرارات وسرعة تنفيذها. تحويل التوجيهات إلى مهام قابلة للقياس والمتابعة. رفع كفاءة الوقت والمعلومة لدى القيادة. المهام والمسؤوليات: 1. إدارة مكتب الإدارة العليا: - إدارة جدول الرئيس التنفيذي بدقة عالية وفق الأولويات. - تنظيم الاجتماعات والزيارات الرسمية والوفود. - إدارة قنوات الاتصال الداخلي والخارجي. 2. صياغة المراسلات والوثائق: - إعداد الخطابات الرسمية بصياغة احترافية عالية. - إعداد محاضر الاجتماعات التنفيذية ومتابعة مخرجاتها. - إعداد تقارير تحليلية مختصرة تدعم اتخاذ القرار. 3. إدارة القرارات والمتابعة التنفيذية: - تحويل قرارات الإدارة العليا إلى خطط متابعة واضحة. - متابعة تنفيذ المهام مع الإدارات المختلفة. - إعداد تقارير حالة دورية (Daily / Weekly Executive Brief). 4. إدارة المعلومات والسرية: - إدارة الملفات الحساسة والوثائق الاستراتيجية. - تنظيم قاعدة بيانات القرارات والمراسلات. - ضمان أعلى مستويات السرية والانضباط. 5. التنسيق المؤسسي عالي المستوى: - التنسيق مع الجهات الحكومية والشركاء والمستثمرين - تجهيز ملفات الاجتماعات والعروض الرسمية - دعم الإدارة العليا في الاجتماعات التفاوضية. 6. تحسين كفاءة العمل التنفيذي: - تطوير آليات العمل داخل المكتب التنفيذي. - تحسين تدفق المعلومات وسرعة اتخاذ القرار. - اقتراح حلول تنظيمية وتشغيلية مستمرة. المؤهلات المطلوبة: - بكالوريوس إدارة أعمال أو تخصص ذي صلة - خبرة لا تقل عن 5 8 سنوات في سكرتارية تنفيذية للإدارة العليا - خبرة في بيئات احترافية أو شركات كبيرة. الكفاءات الجوهرية: - تفكير منظم وتحليل سريع. - صياغة احترافية عالية المستوى. - إدارة وقت متقدمة. - قدرة على العمل تحت ضغط عالي. - مهارات تواصل وتنسيق رفيعة. - سرية مطلقة وانضباط مهني. مؤشرات الأداء (KPIs): - دقة وجودة المراسلات التنفيذية - سرعة متابعة وتنفيذ قرارات الإدارة العليا - كفاءة إدارة الوقت والجدول التنفيذي - مستوى رضا الإدارة العليا - جودة التقارير والملخصات.